Por: Damelis Blanco. Chief Revenue Officer de Rindegastos
Según el más reciente estudio de Rindegastos, realizado en más de 3.437 empresas durante 2024, aún existe más de un 90% de empresas en Latinoamérica que utilizan planillas de Excel para rendir sus gastos. Y demoran cuatro veces más en realizar este proceso de manera manual versus hacerlo de manera digital.
Además, aproximadamente, el 7% de las rendiciones fue considerada como gasto duplicado y/o fraudulento, es decir, fue rendida y pagada más de una vez. Esta cifra corresponde a USD 31 millones de dólares, lo que equivale a más de USD 9 mil dólares por empresa anualmente.
El mayor impacto de este error se materializa en la distorsión de los estados financieros, en la toma de decisiones y en el tiempo extra de auditorías. Peor aún, da pie al fraude.
En efecto, durante el proceso de rendición de gastos, que muchas empresas llevan en forma manual o simplemente a través del uso de planillas excel, el concepto de gasto duplicado es una figura compleja, porque para detectar un mismo gasto rendido más de una vez, muchas veces el área de finanzas debe apelar a la “memoria”, lo que resulta inmanejable en grandes volúmenes de información.
Otro dato muy interesante es que la industria donde más gastos duplicados se produce (porcentualmente) es Servicios Públicos, seguida de Educación y Telecomunicaciones. En el otro extremo están las Actividades Deportivas y de Entretenimiento, Seguros y Salud.
En ese escenario, la implementación de herramientas automatizadas de control surge como una solución eficaz para mitigar este impacto negativo. Esto es gracias a que evita los procesos manuales, unifica en una sola plataforma las múltiples fuentes de las que provienen los gastos y entrega alertas automáticas, dando así mayor visibilidad en caso de error.
Sin duda alguna, utilizar herramientas tecnológicas para mejorar estos procesos que manualmente son poco eficientes y engorrosos no solo es de gran ayuda, sino que es casi la única forma de detectar los gastos duplicados.
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