Estudio realizado por Rindegastos revela el impacto de los gastos duplicados en las rendiciones corporativas en Chile

Rindegastos, plataforma de gestión de gastos corporativos con presencia en Chile y otros 4 países de Latinoamérica, realizó un estudio “Conoce el impacto de los gastos duplicados” que abarca las rendiciones realizadas por más de 3.437 empresas durante el año 2024.

Conversamos con Cristian Espinosa, Head of Marketing en Rindegastos, para abordar esta realidad y como el apoyo de la tecnología puede ayudar a enfrentar esta problemática y las industrias más afectadas.

¿Qué evidenció la investigación?

Que, dentro de estas rendiciones, aproximadamente el 7% fue considerada como gasto duplicado y/o fraudulento, es decir, fue rendida y pagada más de una vez. Esta cifra corresponde a USD 31 millones de dólares, lo que equivale a más de USD 9 mil dólares por empresa anualmente.

¿De qué manera impacta este error en las empresas, en concreto?

Este error impacta de lleno en la distorsión de los estados financieros, por ende, también en la toma de decisiones, y en el tiempo extra de auditorías; pero, además, pavimenta el camino al fraude.

Adicional a esto, el estudio, realizado entre 58 mil 546 trabajadores, reveló 843 mil 523 gastos duplicados, de los cuales el 7% son fraudulentos, y sobre el 20% no cumplen con las políticas establecidas por las compañías.

¿Cómo se puede enfrentar este problema?

La implementación de herramientas automatizadas de control surge como una solución eficaz para mitigar este impacto negativo. Esto es gracias a que evita los procesos manuales, unifica en una sola plataforma las múltiples fuentes de las que provienen los gastos y entrega alertas automáticas, dando mayor visibilidad en caso de error.

¿Cómo se valida eso?

Lo anterior se valida en la encuesta “Experiencia de usuarios antes y pos Rindegastos” que se realizó a más de dos mil 500 usuarios de Rindegastos. En ella se muestra que antes de utilizar la plataforma, el 65% de los entrevistados no tenía la información acerca de las rendiciones que se procesaban en la empresa; el 73% estaba insatisfecho con el proceso de informes de gastos; y el 75% consideró que antes de Rindegastos no existía o era ineficiente el control de gastos duplicados.

Durante el proceso de rendición de gastos, que muchas empresas llevan en forma manual o simplemente a través del uso de planillas excel, el concepto de gasto duplicado es una figura compleja, porque para detectar un mismo gasto rendido más de una vez, muchas veces el área de finanzas debe apelar a la “memoria” lo que resulta inmanejable en grandes volúmenes de información.

¿Qué otro insight relevante arrojó el estudio y cuál es la principal conclusión?

Otro dato muy interesante que entregó el informe es que la industria donde más gastos duplicados se produce es Servicios Públicos, seguida de Educación y Telecomunicaciones. En el otro extremo están Actividades Deportivas y de Entretenimiento, Seguros y Salud.

Lo claro es que, sin el uso de tecnología es casi imposible detectar los gastos duplicados. Es de gran ayuda utilizar herramientas tecnológicas para mejorar procesos manuales poco eficientes y engorrosos.